Hội nghị khách hàng là một trong những hội nghị thường niên mà các doanh nghiệp bắt buộc phải tổ chức, do đó các bạn cần phải có những kinh nghiệm và biết những sai sót thường mắc phải để có thể tạo nên được một buổi hội nghị khách hàng thành công. Hôm nay trung tâm hội nghị quận Tân Bình – Gala Center sẽ chia sẻ một số sai sót khi tổ chức hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp hay gặp phải.
Ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị khách hàng
Hội nghị khách hàng là nơi để doanh nghiệp gặp gỡ giao lưu với các khách hàng của mình, tùy vào mục đích chính của từng hội nghị mà ý nghĩa của nó cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên chung quy lại thì hội nghị khách hàng chính là nơi để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của mình, tìm kiếm những khách hàng mới tiềm năng, tri ân khách hàng đã và đang đồng hành cùng doanh nghiệp. Đặc biệt, đây còn là nơi doanh nghiệp thăm dò ý kiến khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của mình để vạch ra những định hướng và cải tiến tốt nhất cho sản phẩm, dịch vụ đó.
Khi biết được ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị khách hàng rồi thì chúng ta cần phải biết những sai sót hay gặp phải để tránh bị mắc lỗi. Từ cơ sở đó sẽ tổ chức nên được một buổi hội nghị khách hàng thành công tại trung tâm hội nghị chất lượng.
Hình ảnh buổi hội nghị khách hàng
Sai sót về việc xây dựng danh sách khách mời
Xây dựng danh sách khách mời là phần việc vô cùng quan trọng không thể thiếu khi tổ chức hội nghị khách hàng. Tuy nhiên, có nhiều doanh nghiệp không biết cách lên danh sách dẫn đến sai sót những thông tin cơ bản của khách mời hoặc bị thiếu sót một vài khách mời.
Trước khi lên danh sách khách mời các bạn nên tìm hiểu kỹ những thông tin như địa chỉ, số điện thoại, cơ quan, tổ chức trong các tài liệu của công ty để tránh sai sót đáng tiếc làm ảnh hưởng đến thành công của buổi hội nghị khách hàng.
Hình ảnh xây dựng danh sách khách mời
In thiệp mời không phù hợp
Tuy thiệp mời không phải là phần quan trọng nhất để tạo nên một hội nghị thành công, nhưng nếu thiệp mời có những màu sắc màu mè không trang trọng hoặc chất liệu giấy không tốt sẽ gây cho khách hàng cảm giác doanh nghiệp của bạn thiếu chuyên nghiệp và sự tôn trọng dành cho họ. Điều đó ảnh hưởng vô cùng tệ đến cả buổi hội nghị lẫn doanh nghiệp của bạn.
Các bạn nên chọn những loại giấy có chất liệu dày dặn, có những màu sắc trang nhã, đơn giản như màu trắng, màu đen, hoặc những tông màu pastel.
Hình ảnh chiếc thiệp mời mẫu cho hội nghị khách hàng
Không xác định mục đích chính của hội nghị và xây dựng kịch bản sơ sài
Không xác định mục đích của hội nghị khách hàng chính là một sai sót lớn, các bạn cần xác định rõ mục đích chính, sau đó mới khoanh vùng khách mời tham dự có khả năng quan tâm đến mục đích đó. Cụ thể, buổi hội nghị của các bạn có mục đích nhằm thu hút các khách hàng mới tiềm năng, thì danh sách khách mời nên hạn chế những khách hàng quen thuộc của doanh nghiệp, thay vào đó tăng số lượng các khách hàng mới.
Khi lên kịch bản cho hội nghị, các bạn nên xây dựng một cách chi tiết, để khi hội nghị diễn ra các bạn có thể kiểm soát được các hoạt động đang diễn ra, đồng thời khắc phục kịp thời những vấn đề xảy ra.
Sắp xếp thời gian không hợp lý
Chúng ta đều biết hội nghị khách hàng thường được doanh nghiệp tổ chức vào khoảng giữa năm hoặc cuối năm. Những dịp này thường có nhiều lễ hội và công việc rất nhiều, chính vì vậy, các bạn phải cân nhắc lựa chọn những mốc thời gian phù hợp để các khách hàng của các bạn có thể đến dự.
Các bạn không nên chọn những ngày trong tuần để tổ chức hội nghị, và nên tránh những dịp lễ lộc, bởi khoảng thời gian này mọi người đều có kế hoạch vui chơi bên gia đình của mình. Nên chọn vào những ngày cuối tuần và đặc biệt nên chọn vào ngày thứ 7, bởi sau khi tham gia hội nghị của công ty bạn, các khách hàng vẫn còn thời gian nghỉ ngơi vào ngày chủ nhật trước khi bước vào một tuần làm việc mới.
Kết luận
Bên trên là những chia sẻ của trung tâm hội nghị quận Tân Bình về những sai sót khi tổ chức hội nghị khách hàng, chúng tôi hy vọng các bạn sẽ tránh được những sai sót không đáng có để tổ chức nên một buổi hội nghị thành công. Cuối cùng, đừng quên chia sẻ những thông tin trên với bạn bè và người thân nhé.
